Praca zdalna i hybrydowa
Praca zdalna i hybrydowa jest obecnie stosowana w wielu branżach. Od kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy, które kompleksowo uregulowały kwestie pracy zdalnej osób pracujących na podstawie umowy o pracę. W rezultacie, nowe regulacje w całości zastąpiły wszystkie dotychczasowe formy pracy na odległość, np. na podstawie przepisów o telepracy czy wewnętrznych regulaminów tzw. home office.
Zgodnie z przepisami, pracodawcy muszą określić szczegółowe zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie wewnętrznym, który powinien zostać wcześniej skonsultowany ze związkami zawodowymi działającymi w firmie. Jeżeli nie ma związków to regulamin należy skonsultować z przedstawicielami pracowników. W drodze wyjątku, zamiast wydania regulaminu, można określić zasady wykonywania pracy zdalnej w indywidualnych aneksach do umów o pracę, ale to rozwiązanie wydaje się mało elastyczne i niepraktyczne, w szczególności u większych pracodawców.
Pracownikom zdalnym i hybrydowym trzeba zapewnić narzędzia pracy niezbędne do pracy na odległość. Trzeba także pokryć koszty związane z instalacją i korzystaniem z tych narzędzi oraz koszty prądu i usług telekomunikacyjnych. Zwrot kosztów zwykle odbywa się poprzez wypłatę ryczałtu miesięcznego, którego wysokość musi odpowiadać cenom rynkowym i właściwym normom zużycia. Możliwy jest także zwrot konkretnych wydatków ponoszonych przez pracowników zamiast wypłaty ryczałtu, jednak zwykle jest to rozwiązanie bardziej skomplikowane i czasochłonne.
W standardowych przypadkach do wykonywania pracy zdalnej potrzebna jest zgoda zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Jednak pracodawca ma mniej swobody w przypadku wniosków o pracę na odległość składanych przez zatrudnionych będących w ciąży, wychowujących dziecko do lat 4 lub sprawujących opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny. W takiej sytuacji może odmówić jedynie, gdy wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy pracownika. Z kolei pracodawca może nakazać pracę zdalną tylko w wyjątkowych sytuacjach określonych w przepisach, np. w razie stanu zagrożenia epidemicznego i tylko jeśli pracownik posiada odpowiednie warunki lokalowe.
Podsumowując, polskie przepisy umożliwiają stosowanie różnych form pracy zdalnej i hybrydowej. Jednocześnie wymagają spełnienia szeregu obowiązków formalnych i zwrotu odpowiednich kosztów pracownikom.
Michał Lisawa
Partner, Baker McKenzie
